Extraer datos de PDF a Excel con IA: una guía simple
Extraer datos de PDF a Excel con IA puede ser una gran ayuda si te piden organizar información específica o modificarla para una mejor utilización. Esto es común en el caso de quienes trabajan con facturas, reportes contables o grandes volúmenes de documentos.
En este contexto, extraer información de un PDF puede ser un verdadero caos si no conoces métodos simples y seguros para hacerlo. Aunque no lo creas, hoy en día existen soluciones muy prácticas para evitar que el proceso sea engorroso.
Parte 1. Proceso general para extraer datos de PDF a Excel con IA
Si necesitas obtener datos relevantes de un archivo PDF a Excel de manera recurrente, ten claro que con la Inteligencia Artificial esto es posible. El flujo básico suele ser así:
- Elegir la herramienta adecuada: busca un software o servicio con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e IA.
- Cargar el documento PDF: normalmente basta con arrastrar y soltar.
- Configurar qué quieres extraer: tablas, números, campos concretos, etc.
- Dejar que la IA trabaje: la herramienta detecta y convierte la información automáticamente.
- Revisar y validar: siempre conviene revisar, aunque las IA modernas suelen tener una alta precisión.
- Exportar a Excel: y listo para usar o integrar en otros procesos.
Ventajas de usar IA para convertir PDF a Excel
- Ahorro de tiempo: olvídate de copiar y pegar manualmente filas y columnas.
- Menos errores humanos: las IA modernas reducen drásticamente equivocaciones en números o textos.
- Soporte para PDFs escaneados: gracias al OCR, incluso un documento impreso y escaneado puede digitalizarse.
- Procesamiento por lotes: convierte decenas de PDFs en segundos.
- Integración: los datos extraídos pueden exportarse a Excel, Google Sheets o incluso a sistemas contables.
Parte 2. Las mejores herramientas de IA para extraer datos de PDF a Excel en 2025
En 2025, el mercado está lleno de opciones increíbles para extraer datos con IA. Basado en reseñas actualizadas de sitios como Parseur, Wondershare y Astera, aquí te detallo las mejores herramientas. Cada una tiene características únicas impulsadas por IA, y los precios varían según tus necesidades, desde opciones gratuitas hasta soluciones empresariales. Vamos a explorarlas para que encuentres la que mejor se adapta a ti.
Tenorshare PDNob
Características Principales con IA: Tenorshare PDNob destaca por su OCR avanzado basado en IA, ideal para PDFs escaneados, incluso si son de baja calidad. Permite conversión por lotes, extracción precisa de tablas y texto, y soporte multilingüe para documentos internacionales. Además, incluye edición de texto e imágenes, lo que lo hace versátil para ajustar PDFs antes o después de la conversión. Su interfaz intuitiva asegura que hasta los principiantes puedan usarlo sin complicaciones.
Pros
- Fácil de usar, ideal para principiantes.
- Versión gratuita incluye funciones básicas de OCR y conversión.
- Mantiene el diseño original del PDF en la mayoría de los casos.
- Rápido para procesar lotes pequeños de documentos.
Contras
- Requiere instalación en PC, no es online.
- Versión gratuita tiene límites en volúmenes grandes.
Precio: Ofrece una versión gratuita con funciones básicas de OCR y conversión. Los planes pagos comienzan desde 14,99€ al mes, desbloqueando procesamiento por lotes ilimitado y características avanzadas como edición profunda.
Wondershare PDFelement
Características Principales con IA: Wondershare PDFelement integra Lumi, un asistente IA basado en ChatGPT, que guía a los usuarios en la extracción y ofrece prompts para optimizar resultados. Su OCR soporta más de 23 idiomas, ideal para PDFs escaneados complejos. Permite conversión por lotes, extracción de formularios a Excel con un clic y mantiene la estructura de tablas. Es una herramienta completa, con edición, anotaciones y colaboración en tiempo real.
Pros
- Alta precisión en tablas y layouts complejos.
- Multiplataforma: Windows, Mac, iOS, Android.
- Galardonado en G2 2025 como High Performer.
- Integración con IA para asistencia en tiempo real.
Contras
- Prueba gratuita limitada a 14 días.
- Funciones completas requieren suscripción de pago.
Precio: Disponible en planes perpetuos (~139€) o anuales, con descuentos educativos (~50 USD/año). La prueba gratuita cubre 14 días, pero las funciones avanzadas como OCR ilimitado requieren suscripción.
LightPDF
Características Principales con IA: LightPDF es una herramienta online que usa IA para extraer tablas automáticamente y convertir PDFs a Excel sin instalación. Su OCR basado en IA reconoce texto en documentos escaneados y soporta múltiples idiomas. Incluye funciones de chat con documentos para resumir o analizar datos, ideal para usuarios que buscan simplicidad y rapidez sin costo.
Pros
- 100% gratuito, sin límites de uso.
- Seguro: elimina archivos tras conversión.
- Accesible desde cualquier navegador o móvil.
- Interfaz simple, sin curva de aprendizaje.
Contras
- Sin herramientas de edición avanzada.
- Precisión limitada en layouts muy complejos.
Precio: Completamente gratuito, sin planes de pago. Perfecto para usuarios ocasionales o pequeñas empresas que no quieren invertir.
Adobe Acrobat
Características Principales con IA: Adobe Acrobat utiliza IA implícita para conversiones automáticas y precisas, con OCR disponible en la versión Pro. Soporta procesamiento por lotes en la nube, colaboración en tiempo real y extracción de datos a Excel con alta fidelidad. Es ideal para empresas que necesitan integración con flujos de trabajo profesionales y documentos complejos.
Pros
- Alta calidad en conversiones y OCR.
- Multiplataforma, ideal para equipos.
- Colaboración en tiempo real en la nube.
- Reconocido por precisión en documentos complejos.
Contras
- Prueba gratuita solo 7 días.
- OCR y procesamiento por lotes requieren plan Pro, costoso.
Precio: Ofrece conversión básica gratuita online. La versión Pro, con OCR y funciones avanzadas, cuesta aproximadamente $19.99 al mes. Ideal para usuarios empresariales con presupuesto.
Thunderbit
Características Principales con IA: Thunderbit es un raspador de datos basado en IA que extrae información como contactos o tablas de PDFs e imágenes, exportándolos directamente a CSV o Excel. Usa plantillas predefinidas y categorización automática, ideal para usuarios que buscan rapidez. Su extensión de Chrome facilita la integración con Google Sheets.
Pros
- Interfaz intuitiva, fácil de usar.
- Versión gratuita con funciones útiles.
- IA para resumen y categorización de datos.
- Con la confianza de más de 30.000 usuarios (Accenture, Grammarly).
Contras
- Límite en volúmenes grandes en la versión gratuita.
- Más enfocado en Google Sheets que Excel.
Precio: Versión gratuita con funciones básicas. Los planes pagos, enfocados en volúmenes grandes, requieren contactar al proveedor para precios personalizados.
Astera
Características Principales con IA: Astera ofrece una plataforma de procesamiento de datos inteligente (IDP) con IA y machine learning para manejar PDFs no estructurados. Su OCR detecta layouts automáticamente, ideal para grandes volúmenes como facturas o reportes. Soporta pipelines automatizados para integración con sistemas empresariales como SAP o Excel.
Pros
- Escalable para millones de registros.
- Alta precisión en datos no estructurados.
- Ideal para empresas (ej. Michigan Education).
- Automatización completa con pipelines.
Contras
- Curva de aprendizaje pronunciada.
- Enfocado en empresas, no usuarios individuales.
Precio: Orientado a empresas, requiere contactar para demos y precios personalizados. No hay versión gratuita, pero ofrece pruebas para evaluar su capacidad.
Comparativa rápida: herramientas más recomendadas para pasar datos de PDF a Excel con IA
Después de probar diferentes programas y servicios online, me di cuenta de que no hay una única herramienta que sirva para todo. A veces necesitas algo sencillo y rápido para un PDF ligero, y otras veces te toca enfrentarte a documentos escaneados de 100 páginas donde la IA marca la diferencia. Para que tengas una idea clara y puedas elegir sin perder tiempo, preparé esta tabla comparativa con mis favoritas. Está basada tanto en mi experiencia como en las recomendaciones más citadas por profesionales.
Por favor, desliza para ver
Si trabajas con documentos oficiales muy complejos, Adobe Acrobat y Astera son apuestas seguras. Si buscas un equilibrio entre funciones y precio, Wondershare PDFelement funciona de maravilla. Para cosas rápidas y sin instalación, LightPDF te salvará más de una vez. Y si quieres una herramienta ligera con OCR preciso, Tenorshare PDNob PDF Editor es la solución definitiva.
Parte 3. Cómo convertir PDF a Excel con IA por lotes con Tenorshare PDNob
Llegado a este punto, seguro que deseas ver cómo extraer datos de PDF a Excel con IA. Tal y como destacamos antes, una herramienta simple y confiable es Tenorshare PDNob. Este software te permite no solo usar OCR, sino editar documentos PDF, seleccionar, copiar, resaltar y mucho más.
Ventajas clave de la función de OCR con IA de Tenorshare PDNob
Una herramienta como Tenorshare PDNob resulta muy completa al momento de extraer datos de PDF a Excel con IA. Como viste antes, es fácil de usar, con funciones avanzadas gratuitas y un software ligero para tu ordenador. Sin embargo, estas no son sus únicas ventajas. Mira algunas otras aquí:
- Capacidad de reconocer documentos PDFs con OCR, aunque la calidad no sea la más óptima.
- Proceso de conversión de PDF a Excel rápido, que solo demora algunos minutos.
- Variedad de formatos de conversión como Word, Excel y PPT.
- Es posible conservar imágenes de documentos PDFs si lo necesitas.
A continuación, te damos una guía rápida para convertir PDF a Excel con IA usando Tenorshare PDNob:
- Desde el sitio web oficial de Tenorshare, procede con la descarga de la herramienta en tu ordenador. Cuando el programa se haya instalado, ejecútalo en la PC.
- Una vez que tengas Tenorshare PDNob abierto en tu ordenador, haz clic sobre la opción "Convertir PDF". Con esta función, la herramienta permite convertir a Excel, Word, PPT y otros formatos.
- Desde tu PC elige el documento PDF que quieres convertir a Excel. Se desplegará una ventana emergente en la que tienes que definir el formato de salida (Excel en este caso), la carpeta de destino y la cantidad de páginas que quieres convertir. Cuando termines con esta configuración, haz clic sobre "Convertir".
- Espera que toda la barra de conversión se complete y una vez terminado fíjate que aparezca un punto de color verde en el lugar donde se encontraba la barra. Automáticamente, se mostrará el archivo en el nuevo formato Excel en la carpeta que hayas elegido.
Parte 4. Soluciones avanzadas: APIs, OCR empresarial y código abierto
Si trabajas en una empresa o desarrollas software, necesitas herramientas potentes que se integren con tus sistemas y manejen grandes volúmenes de datos sin esfuerzo. Aquí te dejo tres opciones destacadas, basadas en mi experiencia y recomendaciones de colegas, para que elijas la que mejor se adapta a tus necesidades.
- Google Document AI / Vision API: Una solución robusta de IA que extrae tablas, formularios y recibos con alta precisión. Perfecta para empresas, se integra vía API con ERPs y escala desde pocos hasta miles de PDFs sin problemas.
- ABBYY FineReader: Líder en OCR empresarial, conserva tablas y columnas con gran precisión y soporta 190+ idiomas. Ideal para equipos globales, aunque su costo y curva de aprendizaje son más altos.
- Open-source (Tabula, Camelot, Docling): Gratuitas y personalizables. Tabula extrae tablas simples a Excel; Camelot maneja PDFs complejos; Docling usa machine learning moderno. Requieren conocimientos técnicos (Python), not aptas para principiantes.
si eres desarrollador o trabajas en una empresa que maneja miles de documentos al mes, apostar por Google Document AI o ABBYY FineReader es garantía de resultados. Y si te gusta la filosofía open‑source o tienes un presupuesto ajustado, Tabula y Camelot pueden sacarte de más de un apuro, siempre que no te importe ensuciarte un poco las manos con código.
Parte 5. Casos de uso prácticos y consejos avanzados
Ahora viene la parte divertida: cómo usar estas herramientas en la vida real. Basado en ejemplos de Astera, Thunderbit y casos prácticos de 2025, te muestro cómo la IA puede transformar tu rutina. Además, te dejo algunos consejos avanzados para que seas un experto en extracción de datos. ¡Prepárate para ahorrar tiempo y brillar!
Casos de uso prácticos
- Facturas e inventarios: Imagina que gestionas cientos de facturas semanales. Con herramientas como Tenorshare PDNob o Astera, extraes importes, fechas y productos a Excel en minutos. Por ejemplo, una tienda minorista automatizó su contabilidad procesando 500 facturas diarias, reduciendo errores en un 90% (caso de Astera, 2025).
- Reportes financieros: Convierte informes PDF complejos en datos analizables. Esto es ideal para detectar tendencias, como en análisis de mercado. Un banco usó Thunderbit para extraer datos de reportes trimestrales, integrándolos en Excel para visualizaciones rápidas.
- Investigaciones o encuestas: Extrae datos de formularios o artículos académicos en PDF para análisis en Excel. Una universidad procesó encuestas escaneadas con Wondershare PDFelement, reduciendo el tiempo de entrada manual de semanas a horas.
Consejos avanzados
- Aprovecha el aprendizaje continuo: Herramientas como Astera mejoran su precisión con el uso, aprendiendo de tus PDFs recurrentes. Procesa lotes similares para optimizar resultados.
- Automatiza flujos con Excel: Usa macros en Excel para limpiar o formatear datos post-extracción. Por ejemplo, crea una macro para ordenar columnas transpuestas automáticamente.
- Valida siempre: Revisa los datos extraídos, especialmente en PDFs escaneados. Un error pequeño en un importe puede ser costoso. Usa la previsualización de herramientas como LightPDF.
- Integra con sistemas: Conecta herramientas como Adobe Acrobat con SharePoint o SAP para flujos automáticos en empresas. Esto es clave para grandes volúmenes.
- Explora Python para personalización: Si quieres control total, usa bibliotecas como pytesseract para OCR personalizado. Combina con prompts de ChatGPT para generar scripts específicos.
Preguntas frecuentes sobre extraer datos de PDF a Excel con IA
Aquí respondemos las dudas más comunes que vemos en foros como Reddit o sitios como Xataka en 2025. Si tienes preguntas, seguro encuentras respuestas claras y prácticas aquí.
¿Cómo extraer datos de PDF a Excel con IA?
Para extraer datos de PDF a Excel con IA debes usar un convertidor de PDF a Excel. Herramientas como Tenorshare te permite obtener datos específicos del documento que necesitas.
¿La IA puede extraer datos de un documento PDF?
Claro que puede hacerlo y el proceso es simple. Para esto, elige una buena herramienta con funciones OCR, para documentos escaneados. Los pasos a seguir son sencillos.
¿Puede ChatGPT extraer datos de un PDF a Excel?
No lo puede hacer por sí solo. Necesita de integración con una herramienta como Tenorshare PDNob para extraer datos con IA.
¿Cómo extraer datos de PDFs escaneados con IA?
Usa herramientas con OCR avanzado, como Wondershare PDFelement o Astera. Estas reconocen texto en imágenes, incluso en PDFs de baja calidad o multilingües. Sube el archivo, activa el OCR y exporta a Excel. Revisa manualmente para garantizar precisión.
¿Puedo procesar PDFs por lotes gratis?
Sí, herramientas como LightPDF y Thunderbit ofrecen procesamiento por lotes gratuito, aunque con límites en la versión free. Para lotes ilimitados, considera planes pagos como Adobe Acrobat Pro o Tenorshare PDNob.
¿Qué hacer si los datos salen transpuestos?
Usa la función de previsualización en herramientas como Astera o Wondershare para ajustar tablas antes de exportar. Si los datos ya están en Excel, usa macros o la función "Transponer" para corregir. También puedes pedir a ChatGPT un script Python para reordenar automáticamente.
¿Cuáles son las mejores herramientas IA en 2025?
Según reseñas de 2025, las mejores son: Tenorshare PDNob (precisión de OCR y versatilidad), LightPDF (gratis y fácil), y Astera (empresas con grandes volúmenes). Revisa la comparación en la Parte 4 para más detalles.
Conclusión
El proceso de extraer datos de PDF a Excel con IA es algo mucho más sencillo de lo que crees. Como viste antes, para lograrlo, basta con recurrir a herramientas intuitivas y con funciones avanzadas gratuitas como Tenorshare PDNob.
Si bien es cierto que puedes hacer este proceso de extracción manual (siempre que puedas copiar y pegar del PDF), será bastante tedioso si trabajas con lotes. En este sentido, lo más sensato es optar por software que aceleren el trabajo. Prueba una y verás cómo cambia tu productividad.
Tenorshare PDNob PDF Editor - Más Inteligente, Más Rápido, Más Fácil
- Lea, resuma y extraiga información de PDF al instante
- Convierta PDF a más de 30 formatos como Word, Excel e imágenes
- Edite texto, imágenes, marcas de agua, enlaces y fondos en PDF
- Precisión OCR del 99% para hacer que los PDFs escaneados sean editables y buscables
Expresa Tu Opinión
luego escribe tu reseña
Por Sofía Martínez
26/08/2025 / Convertir PDF
¡100 % Útil!